Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos de tu cuenta es:

• Titular: [PENDIENTE: Nombre completo del titular], con NIF [PENDIENTE: NIF del titular] (operando como Ordik)
• Domicilio: [PENDIENTE: Dirección fiscal completa]
• Email de contacto: soporte@ordik.es

Los datos de los clientes y proveedores que tu negocio guarda en Ordik son responsabilidad de tu negocio. Ordik los trata por cuenta de tu negocio, como encargado del tratamiento, según el Contrato de encargo del tratamiento (DPA).

2. Datos que recogemos

En Ordik tratamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de cuenta: nombre, dirección de correo electrónico y contraseña cifrada del usuario registrado.
• Datos de empresa (negocio): nombre comercial, CIF/NIF, dirección fiscal y datos de contacto que el usuario introduce en los ajustes del negocio.
• Datos de clientes del negocio: nombre, NIF, dirección, teléfono y email de los clientes que el usuario gestiona a través del Servicio. Estos datos son introducidos por el propio usuario y se tratan bajo su responsabilidad.
• Datos de facturación: información necesaria para gestionar la suscripción y el pago del Servicio, procesada a través de Stripe.
• Datos de uso y técnicos: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y registros de actividad, recopilados automáticamente para el funcionamiento y la seguridad del Servicio. También registramos qué función de inteligencia artificial se usa, cuándo y su consumo, sin guardar su contenido.
• Conversaciones con los asistentes de IA: los mensajes que tú y tu equipo intercambiáis con el asistente por WhatsApp o Telegram; las conversaciones del Asistente de negocio dentro de Ordik; y, solo si el propietario de tu negocio activa el asistente con IA para clientes, los mensajes que tus clientes intercambian con él por WhatsApp (Telegram no está disponible para clientes).

No tratamos datos personales de categorías especiales (salud, origen étnico, ideología, etc.).

3. Finalidad del tratamiento

Tratamos tus datos para las siguientes finalidades:

• Gestionar el alta, acceso y mantenimiento de tu cuenta en Ordik.
• Prestar el Servicio contratado y atender las solicitudes de soporte.
• Gestionar la facturación y cobro de la suscripción.
• Enviarte comunicaciones relacionadas con el Servicio (actualizaciones, avisos).
• Cumplir con las obligaciones legales aplicables (fiscales, contables, etc.).
• Mejorar el Servicio a partir de los registros de uso y de errores de la plataforma.
• Prestar y garantizar la calidad y seguridad de los asistentes de IA. El personal autorizado de Ordik puede revisar conversaciones de forma puntual y justificada para resolver incidencias y garantizar el correcto funcionamiento y la seguridad del Servicio. Estos accesos quedan registrados con quién accede, cuándo y por qué, y las conversaciones de clientes finales se muestran con los datos identificativos ocultos salvo necesidad justificada.

No utilizamos el contenido de tus datos, de tus conversaciones ni de las de tus clientes para entrenar modelos de IA ni para ningún otro fin propio.

4. Funciones de inteligencia artificial

Algunas funciones de Ordik usan modelos de inteligencia artificial de Anthropic. A cada función solo se envía la información que necesita:

• Escanear facturas y albaranes: la imagen o el PDF del documento, para leer sus datos.
• Asistente de negocio (Informes): tus preguntas y las cifras del negocio necesarias para responder, que pueden incluir nombres de clientes y proveedores.
• Asistente por WhatsApp o Telegram para ti y tu equipo: vuestros mensajes y los datos del negocio que consulta para responder, según el rol de quien pregunta. Solo consulta: no modifica datos.
• Asistente con IA para los clientes de tu negocio (WhatsApp): viene desactivado y solo funciona si el propietario lo activa (ver más abajo).
• Sugerencias en presupuestos: la descripción del trabajo y de sus líneas.
• Importación de datos: los nombres de las columnas del archivo, para proponer a qué campo corresponde cada una.
• Alta del negocio: si indicas la dirección de tu web, su texto público, para proponerte los datos del negocio.

Transparencia (Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial)

• Ordik es el proveedor de estos sistemas de IA. Tu negocio es quien decide usarlos en su actividad (responsable del despliegue).
• Los asistentes se presentan como «asistente virtual con inteligencia artificial» en el primer mensaje de cada conversación, y el Asistente de negocio muestra un aviso fijo de que estás hablando con una inteligencia artificial.
• Los textos que redacta la IA y se muestran en Ordik (por ejemplo, las respuestas del Asistente de negocio o las sugerencias en presupuestos) llevan una etiqueta visible (por ejemplo, «Generado con IA») y una marca técnica legible por máquina en la página. Los documentos que descargas con texto generado por IA lo indican en su cabecera, y los correos que incluyen ese texto llevan una cabecera técnica que lo identifica.
• La marca de agua integrada en el propio texto depende del proveedor del modelo: Anthropic la está incorporando a sus modelos de forma progresiva y los que usa hoy Ordik todavía no la aplican. Los mensajes de WhatsApp y Telegram no admiten marcas técnicas: en ellos la identificación es el aviso del primer mensaje.
• La IA puede equivocarse. Sus respuestas son de apoyo y no toma decisiones con efectos jurídicos o significativos sobre nadie: las citas y alquileres que registra quedan pendientes hasta que una persona del negocio los confirma.

Si eres cliente de un negocio que usa Ordik

El responsable de tus datos es ese negocio; Ordik los trata por su cuenta. El asistente con IA de WhatsApp viene desactivado y solo el propietario del negocio puede activarlo. Si lo activa, te responderá un asistente virtual con inteligencia artificial, que lo dice en su primer mensaje. Puede decirte cómo van tus reparaciones y lo que tienes pendiente de pago, consultar disponibilidad y registrar solicitudes de cita o de alquiler, que después confirma una persona del negocio. Puedes pedir en cualquier momento que te atienda una persona, y el asistente avisará al equipo. Si el negocio no lo ha activado, ninguna IA lee ni contesta tus mensajes: los atiende su equipo y, como mucho una vez cada 24 horas, recibirás una respuesta automática fija de que tu mensaje ha llegado. Para ejercer tus derechos, dirígete al negocio; Ordik le ayudará a atenderlos.

5. Base jurídica del tratamiento

El tratamiento de tus datos se fundamenta en las siguientes bases legítimas:

• Ejecución de un contrato: el tratamiento es necesario para prestarte el Servicio contratado y gestionar tu suscripción (art. 6.1.b RGPD).
• Cumplimiento de obligaciones legales: conservación de datos fiscales y contables según la legislación española (art. 6.1.c RGPD).
• Interés legítimo: seguridad del Servicio, prevención del fraude y mejora del producto (art. 6.1.f RGPD).
• Consentimiento: para el envío de comunicaciones comerciales, en los casos en que aplique (art. 6.1.a RGPD).

6. Destinatarios y transferencias internacionales

Tus datos no se venden ni ceden a terceros con fines comerciales. Podemos comunicar tus datos a los siguientes encargados del tratamiento para la prestación del Servicio:

• Neon, LLC (grupo Databricks): base de datos PostgreSQL. Servidores en la UE (Frankfurt). Marco DPF UE-EE.UU. y cláusulas contractuales tipo (SCCs).
• Vercel, Inc.: alojamiento e infraestructura. Servidores en la UE (Frankfurt). Marco DPF y SCCs.
• Cloudflare, Inc.: almacenamiento de archivos adjuntos (R2) y red de distribución. UE / EE.UU. Marco DPF y SCCs.
• Stripe, Inc.: pasarela de pago. Datos de facturación. UE / EE.UU. Marco DPF y SCCs.
• Resend, Inc.: envío de emails transaccionales. EE.UU. Marco DPF y SCCs.
• Upstash, Inc.: limitación de peticiones y caché (incluye direcciones IP). EE.UU. SCCs.
• Functional Software, Inc. (Sentry): monitorización de errores. Alojamiento en la UE.
• Google LLC: inicio de sesión con Google (OAuth), solo si eliges esa opción. EE.UU. Marco DPF y SCCs.
• Anthropic Ireland, Limited: modelos de inteligencia artificial para las funciones del apartado 4. Es la sociedad con la que contratan los clientes del Espacio Económico Europeo según las condiciones comerciales de Anthropic. Los datos se almacenan en EE.UU. y el cálculo de las respuestas puede hacerse en cualquier región en la que Anthropic tenga infraestructura. La transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo de su acuerdo de tratamiento de datos (Anthropic no figura en el Marco DPF). Anthropic no entrena sus modelos con estos datos y los borra en 30 días, salvo que sus sistemas automáticos los marquen como posible infracción de su política de uso (entonces los conserva hasta 2 años) o una norma le obligue a conservarlos.

«Marco DPF» es el Data Privacy Framework UE-EE.UU. (decisión de adecuación de la Comisión Europea de 2023); «SCCs» son las cláusulas contractuales tipo (Decisión 2021/914), que aplicamos como salvaguarda adicional.

Canales de mensajería que no son encargados de Ordik

• Telegram (Telegram Messenger Inc.): solo si tú o alguien de tu equipo conecta su cuenta de Telegram al asistente desde Ajustes, en Mi cuenta. Por Telegram pasan vuestras consultas al asistente y sus respuestas, que pueden incluir datos de tu negocio y de tus clientes, y el parte semanal si el propietario lo tiene activado. Los avisos automáticos al equipo (por ejemplo, una solicitud nueva o un cliente que pide hablar con una persona) no incluyen datos de clientes: solo avisan y enlazan a Ordik. Telegram trata esos mensajes según sus propias condiciones, como responsable de los datos de sus usuarios. Está establecida fuera del Espacio Económico Europeo (según su política, guarda los datos de sus usuarios del EEE en los Países Bajos) y no ofrece a Ordik un contrato de encargo ni cláusulas contractuales tipo. Si prefieres que tus datos no pasen por Telegram, usa WhatsApp o el propio Ordik.
• WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited y Meta Platforms Ireland Limited): solo si tu negocio conecta su propia cuenta de WhatsApp Business. Tu negocio crea esa cuenta y acepta directamente las condiciones de Meta, en las que Meta trata los mensajes como encargado de tu negocio y aplica sus propias garantías para las transferencias internacionales. Ordik no contrata con Meta: envía y recibe mensajes por esa cuenta por encargo de tu negocio.

También podremos comunicar tus datos a las autoridades competentes cuando así lo exija la legislación aplicable.

7. Tus derechos

De acuerdo con el RGPD y la LOPDGDD, puedes ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: obtener confirmación de si tratamos tus datos y, en su caso, acceder a ellos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión ("derecho al olvido"): solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios para los fines recogidos.
• Limitación del tratamiento: solicitar que suspendamos el tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos basado en interés legítimo o con fines de marketing directo.
• Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

Puedes ejercer estos derechos enviando un correo a soporte@ordik.es con el asunto "Ejercicio de derechos RGPD" e indicando el derecho que deseas ejercer y una copia de tu documento de identidad.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

8. Cookies

Ordik utiliza cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del Servicio, como las de sesión para mantener tu inicio de sesión activo, y otras que solo recuerdan preferencias que tú eliges (por ejemplo, el periodo del panel). El detalle está en la Política de cookies.

No utilizamos cookies de seguimiento ni publicidad de terceros. No se instalan cookies no esenciales sin tu consentimiento previo.

Puedes configurar tu navegador para bloquear o eliminar las cookies, aunque esto puede afectar al correcto funcionamiento del Servicio.

9. Conservación de los datos

Conservamos tus datos durante el tiempo necesario para la prestación del Servicio y, en todo caso:

• Datos de cuenta y del negocio: mientras la cuenta exista, también con la suscripción cancelada o el acceso caducado, para que puedas reactivarla o exportar tus datos. Se suprimen cuando el propietario elimina el negocio desde Ajustes, en Mi cuenta, Zona de peligro, o en un plazo de 30 días desde que lo pida por email a soporte@ordik.es.
• Datos de facturación y registros fiscales (incluida la cadena Verifactu): hasta 6 años desde la última transacción, conforme a la normativa tributaria y mercantil española y al art. 32 de la LOPDGDD, permaneciendo bloqueados aunque se elimine el resto de la cuenta. Por eso, si el negocio tiene facturas emitidas, su eliminación se hace a través de soporte.
• Copias de seguridad: se hacen a diario y cada una se conserva un máximo de 8 semanas. Lo que se suprime desaparece de ellas cuando caduca la última copia que lo contenía.
• Datos de uso y registros técnicos, incluido el registro de uso de las funciones de IA: máximo 12 meses.
• Conversaciones de los asistentes por WhatsApp y Telegram (lo que el asistente recuerda para seguir el hilo): se eliminan automáticamente tras 24 horas sin actividad, en la limpieza semanal siguiente (como máximo 7 días). La conversación de un cliente se borra también al archivarlo o eliminarlo, y la de un miembro del equipo al darlo de baja.
• Registro de mensajes recibidos por WhatsApp y Telegram y de avisos y respuestas enviados, incluidas las que redacta el asistente con IA (por ejemplo, el historial de mensajes de la ficha de cada cliente): máximo 12 meses. Los de un cliente se borran también al eliminarlo, o antes si el negocio borra su historial de mensajes a petición suya.
• Solicitudes de cita y de alquiler y avisos de atención personal de la bandeja de Solicitudes (con lo que escribió el cliente y el resumen del asistente): 12 meses desde que se atienden o caducan. Se borran también al eliminar al cliente.
• Registro de envío y lectura de los documentos enviados por email (facturas, presupuestos y albaranes): 12 meses desde el envío.
• Conversaciones del Asistente de negocio: puedes borrarlas cuando quieras; si no, se eliminan automáticamente a los 12 meses de su última actualización.
• Registro de accesos del personal de Ordik a las conversaciones (quién, cuándo y por qué): 24 meses, como prueba de que esos accesos fueron justificados.

Transcurridos los plazos indicados, los datos se eliminan de forma segura.

10. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactar con nosotros en:

• Email: soporte@ordik.es
• Dirección postal: [PENDIENTE: Nombre completo del titular], [PENDIENTE: Dirección fiscal completa]